• Marcia Gerwers

5 Tipps für einen entspannten Urlaub als Selbstständige/r

Aktualisiert: Juli 6

Nach der Phase des Lock Downs und weiteren Maßnahmen zur Eindämmung des Corona Virus geht es jetzt langsam wieder los: Die ersten Urlaube stehen an. Unter den Urlaubswütigen findet sich auch eine kleine und oft besprochene Gruppe: Die Selbstständigen.


Auch sie wollen mal Urlaub machen, auch sie benötigen Erholung und Entspannung. Wer mit Selbstständigen befreundet oder sogar liiert ist, der weiß, wie schwierig ein Urlaub mit ihnen sein kann. Wie oft das Telefon dazwischen funkt oder noch schnell eine E-Mail geschrieben werden muss.

Doch: Abhilfe ist in Sicht! Mit diesen fünf einfachen Regeln meistern Sie, liebe Selbstständige, den nächsten Urlaub. Und das bringt Ihnen und Ihren Mitreisenden dann auch die wohlverdiente Erholung!

1. Kündigen Sie den Urlaub an!

Egal ob Kurztrip oder 14-Tage Aufenthalt - manche Selbstständige informieren Ihre Kunden nur ungern darüber, dass ein Urlaub ansteht. Sie haben Angst, dass diese Art der Freizeit negativ aufgefasst werden könnte. Aber mal ganz ehrlich: Kunden wissen, dass jeder mal Urlaub macht. Selbst der anspruchsvollste Kunde wird dafür Verständnis haben.

Allerdings sollten Sie den Urlaub so früh wie möglich ankündigen. Gerade dann, wenn Sie solo-selbstständig sind. Sie planen einen längeren Trip im August? Informieren Sie Ihre Kunden, sobald der Termin steht. Unternehmen schätzen Planbarkeit. Wenn Sie nur wenige, aber große Kunden haben, ist es sinnvoll, den Urlaub mit dem Kunden abzustimmen. Das mag im ersten Moment komisch klingen, denn der Punkt „freie Zeiteinteilung“ stand bei Ihrer Entscheidung für die Selbständigkeit wahrscheinlich weit oben auf der Wunschliste. Allerdings spart Ihnen diese Vorgehensweise viel Stress und führt langfristig zu einer besseren Kundenbeziehung. Also: Kommunizieren Sie Ihre Urlaubspläne deutlich und frühzeitig!

2. Erstellen Sie eine gute Abwesenheitsnotiz

Nichts ist ermüdender, als das Gefühl zu haben, dass Mails ins Leere laufen. „Hallo Herr Meier, haben Sie meine Mail von gestern erhalten? Leider habe ich noch keine Rückmeldung von Ihnen bekommen!“

Solche oder ähnliche Mails sind die Folge nicht vorhandener Abwesenheitsnotizen und tragen nicht gerade zur Kundenbindung bei.

Egal, ob Sie Zugriff auf Ihre Mails haben oder nicht: Sie sollten immer eine automatische Abwesenheitsnotiz für die Dauer des Urlaubs einrichten. So bekommt Ihr Kunde sofort eine Rückmeldung und kann sich darauf einstellen, dass Ihr Feedback später als sonst erfolgt. Idealerweise benennen Sie in Ihrer Abwesenheit auch direkt einen Ansprechpartner, sofern vorhanden. „Wenden Sie sich in eiligen Angelegenheiten gerne an meine Kollegin Frau Zietz“ ist bei mir fester Bestandteil der Abwesenheitsnotiz. Denken Sie unbedingt an das Wort „eilig“ – Ihre Urlaubsvertretung wird es Ihnen danken.

Zusatztipp: Mailboxansage nicht vergessen! Nicht jeder Kunde kommuniziert per Mail mit Ihnen. Manche Kunden versuchen sicherlich, Sie telefonisch zu erreichen. Aber, wenn Sie gerade eine Fahrradtour durchs Siebengebirge machen oder Sandburgen am Ostsee-Strand bauen, haben Sie vermutlich keine Zeit und vor allem keine Lust das Telefonat entgegen zu nehmen. Passen Sie daher im Urlaub immer auch Ihre Mailboxansage an: „Vielen Dank für Ihren Anruf. Zurzeit befinde ich mich im Urlaub (...)“.

3. Finden Sie den richtigen Zeitpunkt für die Arbeit im Urlaub

Leider lässt sich das Arbeiten im Urlaub als Selbstständiger nicht immer vermeiden.

Unser Tipp: Sofern möglich, sollten für das Arbeiten im Urlaub Zeiten genutzt werden, in denen Sie die Mitreisenden so wenig wie möglich beeinflussen. Ich persönlich versuche bspw. zwei Stunden vor meinen Mitreisenden aufzustehen, um Notwendiges zu erledigen. Der Vorteil ist, dass ich niemanden von irgendetwas abhalte und ich bereits am Frühstückstisch wieder entspannt bin. Meine To-Dos sind erledigt: Auch mein Urlaubstag beginnt schon um 9 Uhr. Welcher Timeslot für Sie passend ist, lässt sich am besten im Gespräch mit den Mitreisenden klären.



4. Sagen Sie „nein“!

Sie haben Tipp eins bis drei befolgt, aber Ihr Kunde möchte dennoch eine bestimmte Leistung von Ihnen, die nicht „mal eben“ zu erledigen ist? Lernen Sie, „nein“ zu sagen. Beim Nein-Sagen sind drei einfache Dinge besonders wichtig: Lehnen Sie ab, begründen Sie warum und bieten Sie eine Lösung an!

Ein Lösungsvorschlag ist besonders wichtig für die Kundenbeziehung. Sie können dem Kunden bspw. ein neues Timing vorschlagen. Ihre Rückmeldung könnte dann so aussehen: „Leider kann ich Ihren Auftrag aktuell nicht annehmen, da ich mich im Urlaub befinde. Gerne können wir die ersten Details kurzfristig in einem Telefonat besprechen und ich kümmere mich dann kommende Woche um Ihr Anliegen.“

Ist eine Anfrage sehr eilig, hilft es immer, einen guten Kontakt zum Wettbewerb zu pflegen. Empfehlen Sie in einer solchen Situation ruhig einen anderen Dienstleister: „Bei dieser eiligen Anfrage kann ich Ihnen auch die Agentur XY empfehlen“. Was erstmal komisch klingt, zahlt sich aus! Ihr Kunde wird Sie positiv in Erinnerung behalten und die empfohlene Agentur belohnt Ihre Solidarität vielleicht beim nächsten eigenen Engpass ebenfalls mit einer Empfehlung. Entsprechende Vereinbarungen mit Wettbewerbern, wie bspw. Abwerbeverbote, verschaffen Ihnen (rechtliche) Sicherheit.

5. Leiten Sie Ihr Telefon um

Je nachdem in welcher Branche Sie tätig sind, klingelt Ihr Firmenhandy vielleicht ununterbrochen. Klar können Sie die Anrufe ignorieren, aber alleine die Meldung „entgangener Anruf“ wird Sie unnötig oft aus dem Urlaubsmodus holen. Sofern die Möglichkeit besteht, leiten Sie Ihre Anrufe während des Urlaubs am besten direkt um! So kann Ihr Stellvertreter entscheiden, welche Nachricht an Sie herangetragen werden sollte. Auch für Solo-Selbständige gibt es Abhilfe. Sogenannte externe Sekretariate bieten Urlaubsvertretungen zu überschaubaren Kosten an. Diese Dienstleister nehmen Anrufe entgegen und informieren den Anrufer, wann er oder sie mit einer Rückmeldung rechnen kann. Außerdem können Sie mit dem externen Sekretariat auch vereinbaren, bei welchen Themen Sie hinzugezogen werden.

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